IT-Sicherheit und Digitalisierung: Wie die PEG ihre Daten und Prozesse optimiert
Interview mit Sebastian Boenki, Leiter der IT-Abteilung
Wie trägt die IT-Abteilung zum Erreichen der Ziele der PEG bei?
Unsere IT-Strategie zahlt direkt auf die Unternehmensziele der PEG ein, die sich als Einkaufsgenossenschaft für nachhaltiges und wirtschaftliches Handeln im Gesundheitswesen positioniert. Die PEG ist eine sogenannte data-driven Company, d. h. unser Geschäftsmodell basiert im Wesentlichen auf Daten. Deshalb ist unsere IT in diesem Gefüge auch weit mehr als eine Kostenstelle oder – wie bisher – reiner interner Servicebereich. Sie spielt inzwischen vorrangig die Rolle des Service-Enablers (Unterstützer), denn sie macht das Geschäft der PEG zukunftsfähig.
Welche Ziele verfolgte die IT-Abteilung der PEG in 2023?
Das übergeordnete Ziel, das wir verfolgen, ist es, Einblick in die Daten (Insights) zu bekommen, die wir generieren, um damit künftig effizient arbeiten zu können. 2023 galt es deshalb vor allem, die Basis zu schaffen für die grundlegende Modernisierung der IT, wozu insbesondere die Automatisierung von IT-Prozessen und die Verbesserung der IT-Sicherheit zählen. Neben dem Vollzug des Umzugs in die Cloud bestanden die ersten Schritte daraus, den Status Quo der IT festzustellen, unsere IT-Dienstleister zu konsolidieren, uns von überflüssigen IT-Lizenzen zu trennen und vor allen Dingen, eine solide IT- und Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.
Welche wesentlichen Maßnahmen habt Ihr ergriffen, um unsere IT sicherer zu machen?
Unsere Daten sind unser Herz. Wir müssen also gut schützen, was uns am Leben hält. Deshalb haben wir uns entschieden, in diesem besonders sensiblen Bereich mit einem externen Dienstleister zusammenzuarbeiten, der uns eine Datenschutzbeauftragte stellt und uns vollumfänglich berät.
Die Modernisierung der IT insgesamt sowie der Umzug in die Cloud tragen generell zur Verbesserung der IT-Sicherheit bei. Denn in der Cloud profitieren wir von den modernen Verschlüsselungstechniken, fortschrittlichen Firewalls und regelmäßigen Sicherheitsupdates der Cloud-Anbieter. Zudem führten wir intern eine Awareness-Kampagne für Phishing-Mails durch, um Mitarbeitende zu befähigen, Phishing-Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Damit steigerten wir die Resilienz des Unternehmens gegen Angriffe von außen erheblich.
Welchen Herausforderungen musstet Ihr Euch im Jahr 2023 stellen?
Unsere größte Herausforderung bestand darin, dass die IT-Abteilung personell auf insgesamt drei IT-Mitarbeitende geschrumpft war. In Anbetracht der Aufgaben, die wir zu bewältigen haben, war das schockierend. Zunächst galt es also, ein Netzwerk an externen Dienstleistern aufzubauen und das Commitment der Unternehmensführung einzuholen, Personal aufstocken zu dürfen. Darauf durfte ich glücklicherweise vertrauen.
Um künftig selbst für Nachwuchskräfte in der IT sorgen zu können, habe ich mich zum Ausbilder für Fachinformatiker weiterqualifiziert. Es ist mir dann auch rasch gelungen, unseren ersten Azubi zu rekrutieren, der im September 2023 zu uns ins Team kam. – Bis Ende 2024 soll die Abteilung auf insgesamt acht Köpfe anwachsen. Damit sind wir schließlich in der Lage, die notwendigen Projekte zu stemmen und uns für zukünftige Herausforderungen (Data Science, Business Intelligence, Künstliche Intelligenz etc.) zu wappnen.
Warum bildet gerade die IT aus, wenn doch so viele Themen gleichzeitig zu bearbeiten sind?
Mit der Ausbildung von Nachwuchskräften im eigenen Haus beugen wir langfristig dem Fachkräftemangel vor. Persönlich möchte ich aber auch gern etwas weitergeben, das nachhaltig Wirkung zeigt. Ich will wissbegierige Menschen fördern und fordern und zu ihrer Eigenständigkeit einen Beitrag leisten. – Schließlich bin ich selbst ein Vater, der gern sieht, dass sich jemand entwickelt und seine PS auf die Straße bringt.
Und was steht in diesem Jahr konkret an?
In 2024 wird das wichtigste Thema im Unternehmen der Aufbau eines modernen CRM-Systems sein. Darüber hinaus wollen wir unter anderem eine Wissensdatenbank zum internen Austausch schaffen. Zudem treffen wir erste Vorbereitungen für eine Portal-Lösung, auf die künftig Mitglieder und Lieferanten zugreifen können. Diese Portal-Lösung ist ein richtig großer Meilenstein, der die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten, Mitgliedern und der PEG revolutionieren und die Entwicklung der PEG zu einer service- und dienstleistungsorientierten Einkaufsgenossenschaft maßgeblich unterstützen wird.